Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho quán cà phê

Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết và kỹ lưỡng là điều không thể thiếu khi kinh doanh quán cafe đang là xu hướng nổi bật của người người, nhà nhà. Đây là một ngành kinh doanh đầy tiềm năng nhưng cạnh tranh cũng vô cùng khốc liệt. Nhiều quán cafe gặt hái thành công nhưng cũng không ít quán chỉ mở ra được vài tháng rồi tự động đóng cửa. Vì vậy, việc xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết và kỹ lưỡng là điều không thể thiếu.

1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe
f
Kế hoạch kinh doanh quán cafe là một bản kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của quán cafe trong một khoảng thời gian nhất định. Bản kế hoạch kinh doanh sẽ đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động và chiến lược kinh doanh của quán cafe bao gồm: định hướng, mục tiêu, phân tích thị trường, kế hoạch tài chính, bán hàng, marketing, nhân sự.

Nguyên tắc khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe cần rõ ràng, ngắn gọn, xây dựng theo thời gian dài hạn và ngắn hạn, đảm bảo tính thực tế gắn liền với mục tiêu kinh doanh.

2. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

2.1. Nghiên cứu thị trường

Thị trường kinh doanh quán cafe vô cùng cạnh tranh và nhiều biến động, do đó nghiên cứu thị trường là bước quan trọng khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Đối thủ cạnh tranh: Bạn có thể đến trực tiếp các quán cafe xung quanh khu vực bạn dự định mở quán để quan sát họ đang vận hành như thế nào, họ làm gì trên các kênh truyền thông,… Việc nắm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ sẽ giúp bạn có những quyết định khôn ngoan hơn khi bắt đầu kinh doanh quán cafe.

Nhu cầu khách hàng: Đối với từng nhóm đối tượng khách hàng khác nhau thì họ sẽ có những nhu cầu khác nhau. Có những người muốn tìm một nơi có không gian thoải mái để thư giãn, có những người muốn đến nơi có view đẹp để “sống ảo”, có những người lại muốn tìm một nơi yên tĩnh để có thể làm việc và học tập,… 

2.2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Hiện có rất nhiều những loại hình quán cafe khác nhau. Một số loại hình nổi bật mà bạn có thể tham khảo như: cafe dành cho dân công sở, cafe sách, cafe thú cưng, cafe nhạc, cafe vintage,… Mỗi hình thức đều có những đặc điểm riêng, vì vậy hãy cân nhắc lựa chọn loại hình quán cafe phù hợp với khách hàng mục tiêu 

2.3. Thiết lập mục tiêu và định hướng kinh doanh quán cafe

Quy mô quán cafe: Trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn sẽ cần xác định rõ những vấn đề như sức chứa, diện tích quán, các tiện ích dịch vụ đi kèm, phục vụ tối đa là bao nhiêu người… Dựa vào những con số cụ thể đó bạn mới có thể xác định được quy mô phù hợp để có kế hoạch thuê mặt bằng phù hợp, tạo ra không gian quán thoải mái, thuận mắt cho khách hàng.

Mục tiêu doanh thu: Đây là vấn đề cần có trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn. Dự kiến doanh số bán ra là bao nhiêu? Doanh thu và mức lợi nhuận cần đạt được? Trong thời gian bao lâu có thể thu hồi vốn? 

2.4. Lập kế hoạch tài chính

Cơ cấu nguồn vốn: Vốn tự có là bao nhiêu? Vốn vay là bao nhiêu? Lãi suất vay như thế nào? Có vốn đầu tư từ bên ngoài hay không?

Nhu cầu vốn đầu tư ban đầu: Các khoản chi phí cố định cần thiết ban đầu khi bắt đầu kinh doanh quán cafe, thường bao gồm các chi phí như chi phí thuê mặt bằng (số tiền đặt cọc ban đầu và tiền thuê hàng tháng), chi phí sửa chữa, trang trí nội thất, chi phí mua sắm trang thiết bị, phần mềm quản lý quán cafe…

Máy pha cà phê

• Máy pha cà phê Expobar, xuất xứ Tây Ban Nha, công suất 300 – 350 ly/ ngày giá từ 37 triệu – xem thêm. 
• Máy pha cà phê casadio Dieci A2 2 Group, xuất xứ Italy, công suất 300 – 400 ly/ ngày giá chỉ từ 39 triệu – xem thêm.
• Máy pha cà phê Nuova Simonelli Appia, xuất xứ Italy, công suất 300- 350 ly/ngày giá chỉ từ 45 triệu – xem thêm.

Nhu cầu vốn lưu động: Bao gồm các khoản chi phí dành cho nguyên vật liệu pha chế, chi phí tiện ích (điện, nước,…), các khoản dự phòng tiền mặt,…

Chi phí lương nhân viên theo tháng/quý/năm

Dự báo doanh thu và chi phí hoạt động dự kiến trong 1 năm, 2 năm,… 

Dự định bao lâu thu hồi vốn, có thể chịu lỗ trong bao nhiêu tháng đầu,…

2.5. Lựa chọn và bố trí mặt bằng

Một số lưu ý khi lựa chọn vị trí mặt bằng cho quán cafe mà bạn có thể tham khảo:

Vị trí mặt bằng phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, nằm ở khu vực tập trung đông khách hàng tiềm năng.

Giao thông thuận lợi, khách hàng dễ tiếp cận quán.

Nên có chỗ để xe cho khách hàng, trường hợp không có thì nên nằm gần những khu vực nhận trông giữ xe để thuận tiện cho khách hàng.

Diện tích mặt bằng phù hợp với quy mô quán cafe và số lượng khách hàng dự tính đã xác định ở trên.

Chi phí mặt bằng phù hợp với khả năng tài chính. Việc xác định trước khoản chi cho mặt bằng qua kế hoạch tài chính ở trên sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm mặt bằng, tránh mất nhiều thời gian. Tuy nhiên cũng đừng vì yếu tố mặt bằng rẻ mà bỏ qua những yếu tố thuận lợi bên trên.

Bố trí mặt bằng quán cafe: Sau khi đã lựa chọn được mặt bằng, bạn sẽ cần lên kế hoạch bố trí mặt bằng quán cafe – phân bổ diện tích khu vực phục vụ khách, khu vực pha chế, khu vực kho, khu vực vệ sinh, khu vực để xe… sao cho phù hợp, tạo sự thoải mái cho khách hàng. 

2.6. Xây dựng thực đơn

Menu sẽ bao gồm những món đồ uống nào, có thêm các món bán kèm như bánh ngọt không,… tất cả cần được xây dựng dựa trên sự quan sát, tìm hiểu về thói quen, sở thích, nhu cầu của khách hàng, đồng thời thể hiện được thế mạnh của quán bạn. Bên cạnh đó thực đơn cũng nên được xây dựng dựa trên mô hình, concept quán cafe mà bạn hướng tới, thể hiện qua cách thiết kế menu hay cách bạn đặt tên cho từng món.

2.7. Lựa chọn nhà cung cấp và lập kế hoạch mua hàng

Lựa chọn nhà cung cấp

Chất lượng nguyên liệu pha chế có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hương vị đồ uống. Bên cạnh đó, tính ổn định của nguồn cung cấp nguyên liệu cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của quán cafe. Do đó, khi tìm nhà cung cấp, bạn nên lựa chọn những địa chỉ uy tín cung cấp nguyên liệu sạch, đảm bảo, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. 

Lập kế hoạch mua hàng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ dựa trên doanh số, doanh thu ước tính và hoạt động kinh doanh của quán cafe để xây dựng kế hoạch mua hàng phục vụ cho toàn bộ quá trình kinh doanh. Do vậy để kế hoạch mua hàng được chính xác, tránh trường hợp lãng phí hay thiếu hụt, mục tiêu kinh doanh quán cafe ở trên phải được xây dựng chi tiết, cụ thể và mang tính thực tế.

2.8. Xây dựng quy trình phục vụ

Một quy trình phục vụ được xây dựng rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp quán cafe của bạn có thể vận hành thông suốt, hạn chế sai sót, nhầm lẫn, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Toàn bộ quá trình từ khâu chuẩn bị trước giờ mở quán, cách đón tiếp khách hàng, tiếp nhận order như thế nào, xử lý order ra sao, phục vụ khách trong thời gian khách ở tại quán cho đến lúc thanh toán, và sau nữa xử lý những phản hồi của khách hàng đều nên được xây dựng thành một bộ quy tắc chung.

2.9. Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe

Kế hoạch quản lý nhân viên

Tương ứng với quy mô dự kiến, quán cafe của bạn sẽ cần xác định cụ thể số lượng nhân viên cần thiết, ai làm công việc gì, vị trí công việc đó cần bao nhiêu người, sắp xếp thời gian làm việc như thế nào. Bên cạnh đó các vấn đề về quy trình tuyển dụng, đào tạo, chế độ lương thưởng, các quy định về kỷ luật, khen thưởng cũng cần được xây dựng rõ ràng để vừa tránh ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ, các trường hợp gian lận, thất thoát không đáng có, vừa tạo được động lực làm việc cho nhân viên.

Kế hoạch quản lý hoạt động kinh doanh

Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh, theo dõi doanh thu, chi phí, kiểm soát kho nguyên vật liệu,… là việc quan trọng khi kinh doanh quán cafe. Do đó, khi lập kế hoạch kinh doanh, bạn nên đưa ra những dự tính về việc quản lý như thế nào, bằng phương pháp nào.

2.10. Lập kế hoạch marketing cho quán cafe

Hiện nay có rất nhiều hình thức marketing, quảng cáo mà bạn có thể áp dụng như tờ rơi, quảng cáo trên mạng xã hội, các hội nhóm ẩm thực, quảng bá thông qua các bloggers, food reviewers, chạy các chương trình khuyến mãi vào ngày khai trương, tặng vouchers… Hoặc nếu bạn có kinh phí lớn thì có thể tham khảo thêm các hình thức như báo mạng, tổ chức sự kiện,… Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng và tiềm lực tài chính để bạn lựa chọn chiến lược và hình thức marketing phù hợp.

Một lưu ý khi xây dựng kế hoạch marketing là dù bạn marketing quán cafe theo cách nào thì đều cần thể hiện rõ mục tiêu, thời hạn và tính khả thi.